Politique générale de confidentialité des données à caractère personnel de la Ville de Mouscron

Version du 13 février 2023

1. Introduction

L’Administration communale de Mouscron est particulièrement attentive au respect de la vie privée et de la protection de vos données à caractère personnel dans l’exercice de ses missions. L’objectif de la présente déclaration est de vous informer des données à caractère personnel que nous utilisons, des finalités pour lesquelles nous les utilisons et, éventuellement, les partageons, de la durée de leur conservation et des modalités d’exercice de vos droits relatifs à ces données. Des informations complémentaires peuvent vous être communiquées si nécessaire lorsque vous utilisez une de nos applications particulières, telle que le site de la commune, par exemple.

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données ainsi définies sont traitées en conformité avec le Règlement européen 2016/679 (UE) du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (désigné ci-après sous l’acronyme « RGPD »), ainsi que la Loi 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

L’Administration communale de Mouscron s’engage par ailleurs à prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir tout abus de vos données personnelles.

2. Qui est le « responsable du traitement des données » ?

L’Administration communale de Mouscron détermine les modalités et les finalités des données à caractère personnel qu’elle traite. Au sens du RGPD, elle est dès lors le responsable de traitement de ces données. Les coordonnées du responsable du traitement sont :

Adresse : rue de Courtrai n° 63 à 7700 Mouscron

Téléphone : 056.860.200

Courriel : aW5mb0Btb3VzY3Jvbi5iZQ==

Site web : www.mouscron.be

3. Pour quelles finalités traitons-nous vos données personnelles ?

L’administration communale de Mouscron collecte et traite vos données à caractère personnel par les membres de ses différents services afin d’exécuter au mieux ses diverses missions de service public.

4. Sur quelles bases (licéité) utilisons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de ses missions de service public, l’Administration communale de Mouscron traite vos données uniquement en fonction des fondements suivants :

• pour respecter une obligation légale ;
• dans le cadre de l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont elle est investie ;
• dans le cadre d’une relation contractuelle ;
• sur base de votre consentement concernant les traitements qui vous sont proposés au-delà de nos missions ;
• dans le cadre de la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou ceux d’une tierce personne.

5. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

L’Administration communale de Mouscron collecte et utilise uniquement les données personnelles qui sont nécessaires dans le cadre de ses missions légales ou d’intérêt public ou qui lui permettent, avec votre consentement, de vous informer et/ou de vous répondre notamment lorsque vous remplissez un formulaire en ligne ou que vous vous abonnez à une lettre d’information, ou encore que vous naviguez sur les différentes pages de notre site web.

Les catégories de données à caractère personnel susceptibles d’être concernées sont :

• les données d’identification, comme par exemple : nom, prénom, lieu et date de naissance, numéro national, numéro de de carte d’identité ou de passeport, nationalité, photo, adresse IP, etc. ;
• les données de contact, comme par exemple : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, etc. ;
• les données relative à la situation familiale, comme par exemple l’état civil, la composition du ménage, le nombre d’enfants, etc. ;
• les informations relatives à la formation et à l’emploi, comme par exemple : le curriculum vitae, les études suivies, le salaire, etc. ;
• les données biométriques (empreintes digitales) à des fins d’identification et de sécurité par exemple ;
• les données relatives aux interactions collectées via de notre site web, de nos applications, des entretiens téléphoniques, des courriers électroniques, des interviews, etc. ;
• les données de vidéosurveillance pour des raisons de sécurité lors de vos visites en nos locaux ;
• les données fournies par les autorités officielles à des fins d’identification et de sécurité ;
• les données relatives aux logements ;
• les données judiciaires ;
• les données relatives aux sanctions administratives ;
• les données financières, comme par exemple : les coordonnées bancaires, les extraits de rôle relatif à l’impôt des personnes physiques, etc. ;
• les données à caractère plus sensibles comme par exemple dans certains cas : l’extrait du casier judiciaire, les informations médicales, etc.

6. Partageons-nous vos données personnelles ?

L’Administration communale de Mouscron partage vos données personnelles uniquement dans le cadre d’échanges d’informations entre autorités et organismes publics ou privés, en fonction de leurs missions d’intérêt général conformément à la législation ; de même, l’Administration communale de Mouscron peut partager vos données vis-à-vis de certaines professions réglementées, autorisées à en obtenir communication, telles que les avocats, les notaires, les huissiers.

L’Administration communale de Mouscron communique également vos données personnelles avec ses sous-traitants dans la stricte nécessité du fonctionnement d’applications, et ce pour autant que ces sous-traitant agissent eux-mêmes en conformité avec les prescriptions du RGPD.

Les données, les retours et les demandes d'informations recueillis sur notre site par le service responsable du site de l’Administration communale de Mouscron sont transférés à la personne ou au service concerné au sein de notre administration. Les données personnelles contenues dans ce cadre ne sont traitées que par nos agents et ne sont divulguées à aucun tiers externe à l’Administration communale de Mouscron.

Aucun transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen (« EEE ») n’est réalisé sauf obligations légales et moyennant les garanties exigées en vertu du RGPD.

L’Administration communale de Mouscron ne partage aucune donnée à caractère personnel à des tiers à des fins commerciales.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

L’Administration communale de Mouscron conserve vos données pendant une durée déterminée en fonction des prescriptions légales actuellement en vigueur pour chacun des types de données collectées ; elle ne peut donc pas détruire librement les données en sa possession.

Pour les données collectées dans le cadre de votre consentement, l’Administration communale de Mouscron détermine leur durée de conservation selon des critères objectivement définis compte tenu de certaines contraintes opérationnelles ou, le cas échéant, jusqu’au retrait possible de votre consentement (voir point 12).

8. Traitements automatisés

Considérant la masse importante de données à caractère personnel traitées par l’Administration communale de Mouscron, certains traitements sont réalisés automatiquement, sans intervention humaine directe. Avant de procéder à l’opération suivante sur ces données, une vérification manuelle est réalisée pour les cas de figure les plus courants. Il est toutefois toujours possible qu’une erreur se glisse dans le volume important de ce traitement. Il vous est dès lors loisible pour signaler une erreur, et donc de bénéficier d’un traitement manuel et individuel de votre dossier, de suivre les modalités indiquées dans le courrier qui vous est adressé dans le cadre de ce traitement ou, le cas échéant, de prendre contact avec le service concerné afin d’exprimer vote point de vue ou contester la prise de décision en question.

9. Comment sont sécurisées vos données ?

L’Administration communale de Mouscron s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification ou l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la détérioration ou la divulgation.

Pour ce faire, l’Administration communale de Mouscron a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

10. Utilisation des « cookies »

Les informations relatives à ce sujet peuvent être obtenues sur la page concernant l’Utilisation du site « www.mouscron.be ».

11. La vidéosurveillance

L’Administration communale de Mouscron traite les données issues de la vidéo-surveillance afin d’assurer la sécurité de ses bâtiments, de ses biens, de son personnel et de ses visiteurs. L’utilisation de caméras par notre administration est régie par loi du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance. Seuls les membres de notre personnel habilités ont accès aux séquences enregistrées, de même que le personnel habilité auprès du gestionnaire du bâtiment lorsque tel est le cas, ainsi que bien sûr les services de police ou les autorités judiciaires si nécessaire et conformément aux prescriptions de la loi du 21 mars 2007 précitée.

Le visionnage des images en direct n’est réalisé, le cas échéant, que par les agents officiellement habilités pour ce faire. Conformément à la législation, nous conservons ces données durant un délai d’un mois maximum, en l’absence d’incident de sécurité.

Les pictogrammes réglementaires placés à l’entrée des lieux concernés vous informent d’une éventuelle surveillance par caméras.

12. Quels sont vos droits à l’égard de vos données personnelles ?

Sauf limitations posées par la législation applicable, le RGPD vous accorde les droits suivants :

• droit au retrait du consentement : lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment ; ce retrait ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait du consentement (Art. 7).
• droit d'accès : vous avez le droit de savoir quelles sont les données que le responsable de traitement détient à votre sujet et ce qu’il en fait, ainsi que d’en obtenir éventuellement copie (Art. 15) ;
• droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de modifier ou de mettre à jour vos données personnelles lorsque celles-ci sont inexactes ou incomplètes (Art. 16) ;
• droit d'effacement : sauf le respect de certaines conditions prévues par le RGPD, vous avez le droit de nous demander de supprimer définitivement vos données personnelles (Art. 17) ;
• droit de limitation du traitement : sauf exceptions prévues par le RGPD, vous avez le droit de nous demander d'arrêter temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles (Art. 18) ;
• droit à la portabilité des données : si le traitement est réalisé au moyen de procédés automatisés et dont la base de licéité est votre consentement ou l’exécution d’un contrat, vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles au format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation par un tiers, dans un format lisible par une machine, lorsque cela est techniquement possible (Art. 20) ;
• droit d’opposition : sauf exceptions prévues par le RGPD, vous avez le droit de refuser à tout moment le traitement de vos données personnelles pour des raisons personnelles pour autant que votre opposition se fonde sur un traitement basé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique (Art. 21) ;
• droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire (Art. 22).

13. Comment exercer vos droits ?

L’Administration communale de Mouscron, responsable du traitement, dispose d’un Délégué à la Protection des Données (DPO, Data Protection Officer). Il est votre interlocuteur pour toute demande d'exercice de vos droits sur le traitement de vos données. Vous pouvez le contacter par courrier électronique à l’adresse ZHBvQG1vdXNjcm9uLmJl ou par le formulaire type présent sur www.mouscron.be ou par courrier ordinaire, daté et signé, à l’adresse suivante :

Administration communale de Mouscron

A l’attention du Délégué à la Protection des Données,

Rue de Courtrai 63 - 7700 Mouscron

14. Où pouvez-vous introduire une réclamation ?

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que l’exercice de vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées sont les suivantes :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ;

Tél.: +32 (0)2 274 48 00 ; Fax: +32 (0)2 274 48 35 ;

E-mail: Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl ;

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

15. Notification d'une violation de données à caractère personnel

Une violation de données à caractère personnel, plus couramment connue sous l’appellation « fuite de données », se produit quand des informations sont, de manière accidentelle ou illicite, perdues, détruites, modifiées de manière illégitime, ou rendues publiques ou accessibles à des personnes qui ne disposaient pas d’autorisation à cet égard.

Si vous constatez une telle violation concernant des données personnelles gérées par notre administration (par exemple vous trouvez un dossier, un ordinateur portable ou un smartphone clairement identifié comme appartenant à un membre de notre personnel, vous constatez que des mots de passe liés à notre administration sont dévoilés, etc.), vous pouvez la signaler :

soit en téléphonant immédiatement au 056.860.436 ou au 056.860.415

soit en envoyant un mail à ZHBvQG1vdXNjcm9uLmJl